4. Anforderungen an das Personal

 
 
  Die Einführung eines GRIS funktioniert nur als Chefsache, weil sie einen langfristigen Prozess darstellt und in die Arbeitsorganisation eingreift. Ein GRIS schafft neue und effiziente Steuerungsmöglichkeiten. Weil aber Daten unabhängig vom GRIS grundsätzlich vorhanden sind, entstehen nicht wirklich neue Aufgaben sondern veränderte Anforderungen. Aus der Karteikarte wird die Datenbank und der analoge Plan wird zur digitalen Karte.
 
 
  Die digitalen Daten wie ALK kommen ganz ungefragt in die Kommunen. Auf solchen Grundmedien kann der eigene Fachdatenbestand aufgebaut werden. Damit sind überall ähnliche Voraussetzungen unabhängig von der Gemeindegröße vorhanden.
 
 
  Für den erfolgreichen Betrieb sind neben Hardware, Software und Daten die Personalausstattung und ihr intelligenter Aufgabenzuschnitt verantwortlich. Projektkompetenz, Schulungskonzept und kluges Outsourcing spielen eine Schlüsselrolle.
 
 
  Personalbedarf
 
 
  Die Projektkompetenz im eigenen Hause ist grundsätzliche Voraussetzung. Sie sollte ergänzt werden durch die Zusammenarbeit mit dem DV-Amt, wenn vorhanden. Insbesondere der Hardware- und ggf. der Netzsupport sollten nur selbst organisiert werden, wenn entsprechende Erfahrungen und keine Alternativen vorliegen.
 
 
  Für die Konzeption und qualifizierte Projektleitung der Einführungsphase wird eine ganze Stelle, z.B. Ingenieur mit Erfahrungen, benötigt. Wenn nicht vorhanden, muss mit Planungsbüros und den Software-Anbietern kooperiert werden, mit dem Risiko, deren Geschäftskonzept anstelle der besseren Lösung abzubilden. Büros ohne Software-Bindung erscheinen hier unverfänglicher. Die Projektleitung aus der Aufbauphase kann übergehen in eine Systemadministration, die den fortlaufenden Betrieb absichert.
 
 
  Das für die Pflege einer bisherigen analogen Grünflächendatei vorhandene Personal muss im Rahmen eines Schulungskonzeptes auf die veränderten Anforderungen vorbereitet werden. Eine Stelle sollte für die Einführungsphase angesetzt werden, sie geht über in eine Stelle für den fortlaufenden Betrieb. Abhängig von Umfang und Organisation der Datenfortschreibung (s. Pos. 4.3) muss der Personalbestand ggf. weiter ausgebaut werden.
 
 
  Schulungskonzept
 
 
  Unabhängig von der Anzahl der Anwender sollten Schulungen einen hohen Stellenwert bekommen. Sie können um so günstiger angeboten werden, je weniger Vorwissen die Software beim Anwender voraussetzt. Die Schulung vor Ort ist stets die günstigere Alternative und hat den Vorteil der Nähe zu den eigenen Daten und Arbeitsabläufen.
 
 
  Grundschulungen im Umgang mit Datenbank und GRIS-Applikation für die Datenpflege müssen zeitgleich mit der Systemeinführung erfolgen. Ein zu großer Vorlauf lässt den Schulungserfolg verpuffen.
 
 
  Regelmäßige Aufbauschulungen, kurz aber heftig, erhöhen die Sicherheit im Umgang mit Systemen und Daten. Unverzichtbar sind sie nach Systemanpassungen, die das Handling berühren.
 
 
  Entlastend wirkt sich die Anwenderfreundlichkeit der eingesetzten Software aus. Schulungsdauer und –häufigkeit verringern sich und erworbene Kenntnisse können hausintern leichter weitergegeben werden.
 
 
  Schulungskosten werden entweder nach Tagessätzen oder Teilnehmerzahlen berechnet. Schulungstagespreise beginnen bei 1.500-2.000 DM für bis zu 4 Teilnehmer, können sich aber deutlich darüber hinaus bewegen.
 
 
  Outsourcing
 
 
  Spezialkenntnisse für nicht ursprünglich im Grünbereich angesiedelte Arbeiten verursachen überproportionale Kosten zu Lasten der Grünaufgaben. Niemand würde auf die Idee kommen, für Luftbildkartierungen einen eigenen Stab aufzubauen. Gleiches sollte, wenngleich eingeschränkt, für die Fortschreibung von Geodaten gelten.
 
 
  Um eine umfassende Bearbeitung der Geodaten im eigenen Hause zu ermöglichen, muss hochwertige, teure Software und Hardware vorgehalten werden. Zu dessen Bedienung ist ebenfalls teures, weil hochqualifiziertes Personal nötig. Geringere Kosten über weniger qualifiziertes Personal werden von höheren Fehlerraten und Schulungskosten aufgefressen.
 
 
  Als Alternative bietet sich die kostengünstige Vergabe an qualifizierte Externe an, wobei der Systemsupport ohnehin extern, i.d.R. mit den Entwicklern, vertraglich zu regeln ist.
 
 
  Die vorzuhaltende GRIS-Software muss zwar die Dokumentation räumlicher Änderungen durch eigenes Personal erlauben, z.B. auf separaten Layern. Intervallweise oder zeitnah mit der Veränderung vor Ort kann die Datenbearbeitung, z.B. das Einpflegen in den Basisdatenbestand, dann aber durch Externe erfolgt.
 
 
  Solche Dienstleistungen bei der Datenüberarbeitung bieten ein großes Einsparpotential im fortlaufenden Betrieb des GRIS :
 
 
 
  • Die GRIS-Applikation muss nicht zur routinemäßigen Digitalisierung aufgebohrt sein,
  • neben der GRIS-Applikation muss kein zusätzlicher leistungsstarker GIS-Arbeitsplatz eingerichtet werden, der hohe Anschaffungs- und Fortschreibungskosten bei vermutlich ungenügender Auslastung auslöst,
  • Digitalisierungen können stattdessen kostengünstig durch beliebige Büros auch über CAD-Software erfolgen,
  • für die Datenübernahme in die GRIS-Applikation können kostengünstige Zeitkontingente qualifizierter Anbieter eingekauft werden, zur langfristigen Absicherung dieses Teilschritts.

 
 
  Im eigenen Haus tritt anstelle der Geodaten-Bearbeitung, z.B. dem Korrigieren eines Wegeverlaufs im Basisdatenbestand, die fachliche Steuerung. Die Koordination der Datenflüsse und deren Abwicklung sowie die fachliche Beurteilung der Datenqualität über Plausibilitätskontrollen gewinnen so an Gewicht.
 
 
  Auch die Analyse der Daten sollte Vorrang bekommen vor der handwerklichen Anpassung. Die Grünflächenämter müssen sich ihre fachlichen Fragen auch über digitale Daten selbständig beantworten können. Der dafür notwendige Aufwand hängt ganz wesentlich von der Qualität des GRIS ab. Sowohl die betriebswirtschaftlichen Fragen nach Kostenpositionen pro Anlage als auch fachlich ausgerichtete Fragen, z.B. nach Lage der Feuchtgebiete oder Anzahl der Bäume mit Totholz und sofortigem Handlungsbedarf, sollten quasi per Knopfdruck zu beantworten sein. Der Datenbestand muss darüber hinaus für freie Abfragen – auch mit weiterer Standardsoftware wie Desktop-GIS oder MS-Office-Produkten – offen sein.
 
 
  5. Anforderungen an die Soft- und Hardware