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4. Anforderungen an das Personal
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Die Einführung eines GRIS funktioniert
nur als Chefsache, weil sie einen langfristigen Prozess darstellt
und in die Arbeitsorganisation eingreift. Ein GRIS schafft neue
und effiziente Steuerungsmöglichkeiten. Weil aber Daten
unabhängig vom GRIS grundsätzlich vorhanden sind, entstehen
nicht wirklich neue Aufgaben sondern veränderte Anforderungen.
Aus der Karteikarte wird die Datenbank und der analoge Plan wird
zur digitalen Karte.
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Die digitalen Daten wie ALK kommen ganz ungefragt
in die Kommunen. Auf solchen Grundmedien kann der eigene Fachdatenbestand
aufgebaut werden. Damit sind überall ähnliche Voraussetzungen
unabhängig von der Gemeindegröße vorhanden.
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Für den erfolgreichen Betrieb sind neben
Hardware, Software und Daten die Personalausstattung und ihr
intelligenter Aufgabenzuschnitt verantwortlich. Projektkompetenz,
Schulungskonzept und kluges Outsourcing spielen eine Schlüsselrolle.
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Personalbedarf
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Die Projektkompetenz im eigenen Hause ist
grundsätzliche Voraussetzung. Sie sollte ergänzt werden
durch die Zusammenarbeit mit dem DV-Amt, wenn vorhanden. Insbesondere
der Hardware- und ggf. der Netzsupport sollten nur selbst organisiert
werden, wenn entsprechende Erfahrungen und keine Alternativen
vorliegen.
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Für die Konzeption und qualifizierte
Projektleitung der Einführungsphase wird eine ganze Stelle,
z.B. Ingenieur mit Erfahrungen, benötigt. Wenn nicht vorhanden,
muss mit Planungsbüros und den Software-Anbietern kooperiert
werden, mit dem Risiko, deren Geschäftskonzept anstelle
der besseren Lösung abzubilden. Büros ohne Software-Bindung
erscheinen hier unverfänglicher. Die Projektleitung aus
der Aufbauphase kann übergehen in eine Systemadministration,
die den fortlaufenden Betrieb absichert.
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Das für die Pflege einer bisherigen analogen
Grünflächendatei vorhandene Personal muss im Rahmen
eines Schulungskonzeptes auf die veränderten Anforderungen
vorbereitet werden. Eine Stelle sollte für die Einführungsphase
angesetzt werden, sie geht über in eine Stelle für
den fortlaufenden Betrieb. Abhängig von Umfang und Organisation
der Datenfortschreibung (s. Pos. 4.3) muss der Personalbestand
ggf. weiter ausgebaut werden.
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Schulungskonzept
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Unabhängig von der Anzahl der Anwender
sollten Schulungen einen hohen Stellenwert bekommen. Sie können
um so günstiger angeboten werden, je weniger Vorwissen die
Software beim Anwender voraussetzt. Die Schulung vor Ort ist
stets die günstigere Alternative und hat den Vorteil der
Nähe zu den eigenen Daten und Arbeitsabläufen.
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Grundschulungen im Umgang mit Datenbank und
GRIS-Applikation für die Datenpflege müssen zeitgleich
mit der Systemeinführung erfolgen. Ein zu großer Vorlauf
lässt den Schulungserfolg verpuffen.
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Regelmäßige Aufbauschulungen, kurz
aber heftig, erhöhen die Sicherheit im Umgang mit Systemen
und Daten. Unverzichtbar sind sie nach Systemanpassungen, die
das Handling berühren.
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Entlastend wirkt sich die Anwenderfreundlichkeit
der eingesetzten Software aus. Schulungsdauer und häufigkeit
verringern sich und erworbene Kenntnisse können hausintern
leichter weitergegeben werden.
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Schulungskosten werden entweder nach Tagessätzen
oder Teilnehmerzahlen berechnet. Schulungstagespreise beginnen
bei 1.500-2.000 DM für bis zu 4 Teilnehmer, können
sich aber deutlich darüber hinaus bewegen.
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Outsourcing
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Spezialkenntnisse für nicht ursprünglich
im Grünbereich angesiedelte Arbeiten verursachen überproportionale
Kosten zu Lasten der Grünaufgaben. Niemand würde auf
die Idee kommen, für Luftbildkartierungen einen eigenen
Stab aufzubauen. Gleiches sollte, wenngleich eingeschränkt,
für die Fortschreibung von Geodaten gelten.
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Um eine umfassende Bearbeitung der Geodaten
im eigenen Hause zu ermöglichen, muss hochwertige, teure
Software und Hardware vorgehalten werden. Zu dessen Bedienung
ist ebenfalls teures, weil hochqualifiziertes Personal nötig.
Geringere Kosten über weniger qualifiziertes Personal werden
von höheren Fehlerraten und Schulungskosten aufgefressen.
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Als Alternative bietet sich die kostengünstige
Vergabe an qualifizierte Externe an, wobei der Systemsupport
ohnehin extern, i.d.R. mit den Entwicklern, vertraglich zu regeln
ist.
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Die vorzuhaltende GRIS-Software muss zwar
die Dokumentation räumlicher Änderungen durch eigenes
Personal erlauben, z.B. auf separaten Layern. Intervallweise
oder zeitnah mit der Veränderung vor Ort kann die Datenbearbeitung,
z.B. das Einpflegen in den Basisdatenbestand, dann aber durch
Externe erfolgt.
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Solche Dienstleistungen bei der Datenüberarbeitung
bieten ein großes Einsparpotential im fortlaufenden Betrieb
des GRIS :
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- Die GRIS-Applikation muss nicht zur routinemäßigen
Digitalisierung aufgebohrt sein,
- neben der GRIS-Applikation muss kein zusätzlicher
leistungsstarker GIS-Arbeitsplatz eingerichtet werden, der hohe
Anschaffungs- und Fortschreibungskosten bei vermutlich ungenügender
Auslastung auslöst,
- Digitalisierungen können stattdessen
kostengünstig durch beliebige Büros auch über
CAD-Software erfolgen,
- für die Datenübernahme in die GRIS-Applikation
können kostengünstige Zeitkontingente qualifizierter
Anbieter eingekauft werden, zur langfristigen Absicherung dieses
Teilschritts.
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Im eigenen Haus tritt anstelle der Geodaten-Bearbeitung,
z.B. dem Korrigieren eines Wegeverlaufs im Basisdatenbestand,
die fachliche Steuerung. Die Koordination der Datenflüsse
und deren Abwicklung sowie die fachliche Beurteilung der Datenqualität
über Plausibilitätskontrollen gewinnen so an Gewicht.
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Auch die Analyse der Daten sollte Vorrang
bekommen vor der handwerklichen Anpassung. Die Grünflächenämter
müssen sich ihre fachlichen Fragen auch über digitale
Daten selbständig beantworten können. Der dafür
notwendige Aufwand hängt ganz wesentlich von der Qualität
des GRIS ab. Sowohl die betriebswirtschaftlichen Fragen nach
Kostenpositionen pro Anlage als auch fachlich ausgerichtete Fragen,
z.B. nach Lage der Feuchtgebiete oder Anzahl der Bäume mit
Totholz und sofortigem Handlungsbedarf, sollten quasi per Knopfdruck
zu beantworten sein. Der Datenbestand muss darüber hinaus
für freie Abfragen auch mit weiterer Standardsoftware
wie Desktop-GIS oder MS-Office-Produkten offen sein.
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